ניהול מעטפות הפקדה
במדריך זה תלמדו על ניהול מעטפות הפקדה.
נוספה אפשרות ליצור ולנהל מעטפות מזומן המיועדות למסירה לבנק או לחברת הובלת כספים. לכל מעטפה ניתן לשייך דוח Z אחד או יותר, לתעד את סכום המזומן שהוכנס אליה ולעקוב אחר סטטוס המסירה שלה.
כניסה לממשק ניהול מעטפות
הגישה למעטפות ההפקדה אינה תלויה במשמרת קופה פתוחה, ולכן ניתן להיכנס למסך גם לאחר סגירת המשמרת והפקת דוח ה־Z.
במסך מוצגות מעטפות ההפקדה של כל הקופות במיקום הנוכחי. ניתן לחפש מעטפה לפי המספר או הברקוד שלה ולסנן את הרשימה לפי סטטוס:
ממתינה למסירה
נמסרה
מבוטלת
יצירת מעטפת הפקדה
במסך מעטפות הפקדה, יש ללחוץ על מעטפה חדשה.
יש לסרוק את הברקוד המודפס על המעטפה הפיזית או להזין את מספר המעטפה באופן ידני.
יש לבחור לפחות דוח Z אחד לשיוך למעטפה.
יש להזין את תכולת המזומן לפי כמות השטרות מכל ערך ואת הסכום הכולל של המטבעות.
ניתן להוסיף הערה למעטפה.
לאחר השלמת הפרטים, יש ללחוץ על שמירת מעטפת הפקדה.
בחלון האישור יש לסמן שהמעטפה נסגרה ולאחר מכן לאשר את השמירה.
לאחר השמירה, פרטי המעטפה, דוחות ה־Z ששויכו אליה ותכולת המזומן אינם ניתנים לעריכה. ניתן להמשיך לערוך את ההערה גם לאחר יצירת המעטפה.
שיוך דוחות Z
ניתן לשייך למעטפה דוח Z אחד או מספר דוחות Z מאותו מיקום.
אם קיים בקופה הנוכחית דוח Z זמין אחד בלבד שהופק באותו יום, הוא ישויך למעטפה באופן אוטומטי. ניתן להסיר אותו או לבחור דוחות נוספים לפני שמירת המעטפה.
דוח Z שכבר משויך למעטפה שממתינה למסירה או למעטפה שנמסרה, לא יהיה זמין לבחירה במעטפה אחרת. אם המעטפה מבוטלת, דוחות ה־Z ששויכו אליה משתחררים וניתן לשייך אותם מחדש.
ספירת המזומן
תכולת המעטפה מוזנת לפי ערכי השטרות וסכום המטבעות. המערכת מחשבת אוטומטית את הסכום הכולל שהוצהר במעטפה.
במסך פרטי המעטפה ניתן לראות
את הסכום שהוזן במעטפה
את הסכום המיועד להפקדה לפי דוחות ה־Z ששויכו אליה
את ההפרש בין שני הסכומים
עדכון המעטפה כנמסרה
כאשר המעטפה נמסרת לבנק או לחברת הובלת הכספים
יש לפתוח את המעטפה מתוך הרשימה (ניתן לסרוק ברקוד בשורת חיפוש)
יש ללחוץ על סימון כנמסרה.
בחלון האישור יש לסמן שהמעטפה נמסרה ולאשר את הפעולה.
לאחר האישור, סטטוס המעטפה משתנה מ־ממתינה למסירה ל־נמסרה.
אם המעטפה סומנה כנמסרה בטעות, ניתן לפתוח אותה ולבחור באפשרות לביטול סימון המסירה. במקרה כזה חובה להזין סיבה לתיקון, והסטטוס יחזור ל־ממתינה למסירה.
ביטול מעטפת הפקדה
ניתן לבטל מעטפה רק כל עוד היא בסטטוס ממתינה למסירה.
כדי לבטל מעטפה
יש לפתוח את המעטפה מתוך הרשימה (ניתן לסרוק ברקוד בשורת חיפוש)
יש לפתוח את תפריט הפעולות הנוספות (•••)
יש לבחור ביטול מעטפה.
יש להזין את סיבת הביטול ולאשר.
לאחר הביטול, דוחות ה־Z ששויכו למעטפה הופכים שוב לזמינים לשיוך.
מספר מעטפה שכבר נשמר במערכת אינו ניתן לשימוש חוזר, גם אם המעטפה בוטלה.
הדפסת ספח מעטפה
מתוך מסך פרטי המעטפה ניתן להדפיס ספח הכולל את פרטי המעטפה ואת תכולתה
יש לפתוח את תפריט הפעולות הנוספות (•••)
יש לבחור הדפסת ספח מעטפה.
צפייה בהיסטוריית פעולות שבוצעו במעטפה
יש לפתוח את המעטפה מתוך הרשימה (ניתן לסרוק ברקוד בשורת חיפוש)
יש לפתוח את תפריט הפעולות הנוספות (•••)
יש לבחור היסטוריית פעולות.
מעקב בממשק הניהול
בממשק הניהול של PayPlus ניתן לעקוב אחר מעטפות ההפקדה של כל המיקומים והקופות בחברה.
ניתן לחפש ולסנן מעטפות לפי מספר מעטפה, תאריך יצירה, תאריכי דוחות Z, סטטוס, מיקום וקופה. בנוסף, מוצגים סיכומים של:
סכום המזומן במעטפות שממתינות למסירה
סכום המזומן במעטפות שנמסרו
סכומים מדוחות Z שעדיין לא שויכו למעטפה
ניתן גם לייצא את רשימת המעטפות לקובץ. ממשק הניהול משמש לצפייה ולבקרה בלבד; יצירה, מסירה וביטול של מעטפות מתבצעים בקופה.
Updated 2 months ago